Auxiliar de Archivo y Recepción

Auxiliar de archivo y recepción: La persona que requiero con experiencia por lo menos de un año y las funciones a ejecutar son:

Relacionadas con Recepción

  • Contestar las llamadas telefónicas, transmitiéndolas al funcionario que corresponda a fin de dar solución efectiva a la solicitud del cliente
  • Abrir la puerta a las personas que se acerquen a la Organización llevando el registro de ingreso de visitantes, dejando evidencia de la hora de ingreso y dependencia visitada.
  • Recibir la correspondencia que le sea entregada por parte de funcionarios de otras compañías, validando el recibo con el sello correspondiente para tal fin fecha y hora de recibo.
  • Registrar en el control de ingreso de documentos la correspondencia recibida de funcionarios de otras compañías dejando evidencia del tipo de documento, área o dependencia, documentos anexos, entre otros
  • Controlar que la documentación recibida de siniestros o cartas que sean para radicar ante Aseguradoras traigan dos (2) copias
  • Entregar a cada dependencia la documentación correspondiente dejando el registro de firma de recibido
  • Organizar por orden alfabético y hacer la relación de cada uno de los recibos que ingrese de la Aseguradora Allianz y entregar soporte al área de cartera
  • Controlar el inventario de papelería de oficina haciendo las entregas de insumos a cada funcionario mediante registro de entrega, siendo responsable de la custodia de los insumos adquiridos.
  • Validar ante el jefe inmediato las necesidades de papelería y útiles de oficina para hacer el pedido correspondiente.
  • Mantener actualizado el directorio telefónico de la Organización a fin de establecer contacto con los funcionarios de otras empresas relacionadas.
  • Mantener en estricto orden y aseo el puesto de trabajo
  • Colocar la greca del tinto y mantener limpia el área de cocina cuando el funcionario de servicios generales no esté presente
  • Ofrecer tinto, aromática o agua a los clientes que se le indiquen incluyendo a la gerencia y presidencia.
  • Recoger los pocillos de tinto de clientes, presidencia y gerencia evitando dejar regueros en las oficinas

Relacionadas con Archivo

  • Verificar las relaciones de documentos entregadas por cada una de las dependencias de la organización, validando con la firma el recibo a cada uno y dejando las anotaciones que correspondan.
  • Clasificar la documentación recibida por las áreas a fin de proceder archivar en la carpeta de cada cliente el documento correspondiente.
  • Abrir las carpetas que sean necesarias para negocios nuevos conservando las políticas de uso de color de marbete y ubicación física en el archivo.
  • Abrir las AZ que sean necesarias para controlar la documentación de clientes que tengan gran movimiento
  • Alimentar la base de datos de archivo vigente y archivo muerto que se encuentra en el computador asignado.
  • Hacer entrega de las carpetas de clientes que le soliciten las áreas dejando registro del hecho en el formato correspondiente haciendo firmar la entrega de cada una.
  • Recibir de cada una de las áreas las carpetas prestadas descargando el recibo de las mismas del formato correspondiente
  • Llevar un control de las carpetas prestadas y solicitar al final de la semana la devolución de las mismas de tal manera que todo el material correspondiente a clientes quede en el área de archivo
  • Mantener organizado el archivo promulgando el aseo en todo momento
  • Escoger el archivo muerto, registrarlo en base de datos y organizarlo en cajas para archivarlo.
  • Informar oportunamente cualquier novedad que pueda encontrar respecto de la documentación en general consolidando las novedades de manera escrita.
  • Mantener buenas relaciones interpersonales con el personal en general que visita las instalaciones de la organización y sus compañeros de trabajo.
  • Todas las demás funciones asignadas por el jefe inmediato.
  • Tener buena disposición, respetuosa, cumplidora del horario laboral.

Salario para el cargo $ 616.000

Tipo de contrato indefinido con prestaciones de ley.

Horario Laboral: Lunes a Viernes de 7:30 am a 5:00 pm con una hora de almuerzo

Sábados de 8:00 a 12:00

Enviar hoja de vida indicando asunto: presidenciaorganizacionjpv@jpuentesvillamil.com.co